Hay muy pocas empresas que cumplen con los requisitos de validación establecidos por las regulaciones de e-sign, específicamente dirigidas a las industrias de seguros. Si está haciendo negocios serios y necesita que sus documentos sean legalmente vinculantes, y de acuerdo con las regulaciones establecidas por la industria de seguros, entonces sí, hay normas de la industria que deben seguirse. Si está interesado en saber cuáles son estos estándares de la industria, continúe leyendo acerca de lo que MYSIGNATUREBOOK (MSB) ofrece a este respecto.
En 2012, ACORD publicó un conjunto de pautas de firma electrónica para la industria de seguros. Escritas por Locke Lord LLC, una firma de abogados con amplia experiencia en firmas electrónicas y transacciones electrónicas, las pautas de ACORD describen los requisitos legales para firmas electrónicas y registros en seguros, y brindan las mejores prácticas. Para ayudarte a cumplir con estos requisitos.
Este es un resumen de los puntos clave aquí que lo guía en la selección de una solución que cumpla con estas directrices, así como las regulaciones.
- Autenticar al cliente (verificar que son quienes dicen ser) .
En un escenario cara a cara, el agente autentica al cliente utilizando credenciales emitidas por el gobierno, como una licencia de conducir. Pero cuando está cerrando negocios a través de Internet, ¿cómo sabe quién está firmando realmente? MYSIGNATUREBOOK le permite seleccionar y elegir la combinación correcta de métodos de autenticación de firmante para cada proceso y caso de uso. Puede elegir cualquiera de los siguientes métodos de autenticación:
- Nombre de usuario y contraseña tradicionales
- Cuestionar la pregunta y responder
- Contraseña de SMS
- Firma de voz
- Captura de video
- Notificación de correo electrónico
- Servicios de autenticación de terceros
2. Capturar el consentimiento del cliente.
La ley requiere que el cliente acepte el uso de divulgaciones electrónicas y firmas electrónicas antes de comenzar la transacción. MYSIGNATUREBOOK proporciona todo lo que necesita para hacer esto correctamente. El consentimiento de MYSIGNATUREBOOK está integrado en el flujo de trabajo: el firmante no puede continuar el proceso a menos que lo revise y lo acepte.
3 . Capturar la intención del cliente.
La ley exige que se asegure de “… la importancia legal de cada paso se explica de manera adecuada y clara de manera que los consumidores comprendan que están firmando documentos legalmente significativos”. Las plantillas de flujo de trabajo de MYSIGNATUREBOOK incluyen las mejores prácticas para la conspicua captura de intenciones. Esto incluye:
- La colocación de señales de firma en los lugares apropiados en el documento.
- El etiquetado deliberado de los botones de navegación (por ejemplo, “SIGUIENTE”) y los botones de acción como “ACEPTAR” o “ACEPTO”.
- Reglas de flujo de trabajo que brindan la oportunidad de excluirse o confirmar la intención de avanzar en la transacción. Todo esto se convierte en parte de la pista de auditoría como prueba de que se utilizó un proceso sólido para mejorar la comprensión del cliente de lo que acordaron y firmaron.
4. Cumplir con los requisitos de divulgación.
Las pautas de ACORD hacen dos puntos clave con respecto a las revelaciones de los consumidores. Primero, a veces se presume erróneamente que, dado que no se requiere una firma real en muchas revelaciones, los requisitos legales y de evidencia son menores. Que el envío de las revelaciones por correo electrónico con un PDF adjunto será suficiente. Esto no solo presenta problemas de privacidad, sino que los agentes de seguros deben poder probar la sincronización y los requisitos de visualización se cumplieron adecuadamente. MYSIGNATUREBOOK nunca envía documentos por correo electrónico, sino que le permite enviar un correo electrónico al cliente con un enlace a un sitio web seguro donde el cliente puede firmar / acceder a los documentos. Segundo, como señala MYSIGNATUREBOOK , “El consumidor debe demostrar razonablemente la capacidad de abrir un registro electrónico en el formato en que se enviarán las revelaciones especiales para el consumidor antes de que se entregue la divulgación especial al consumidor”.
5. Capturar una pista de auditoría
Para proteger a su compañía en caso de una disputa legal y asegurar que sus registros sean admisibles en un tribunal de justicia, asegúrese de capturar evidencia de sus transacciones electrónicas. ¡MYSIGNATUREBOOK captura la evidencia más completa de cualquier solución de e-sign y nuestra evidencia ha ayudado a un operador de P&C a desviar más de 1,000,0000 disputas! Proporcionamos: Documento de prueba MYSIGNATUREBOOK incrusta el registro de auditoría de la firma directamente en cada documento. Incluye la firma digital, el certificado digital, la imagen del bloque de firma, la marca de tiempo y la información, como un identificador único del cliente. La evidencia de proceso MYSIGNATUREBOOK captura y reproduce la transacción completa de principio a fin, incluyendo:
- Todas las páginas web, documentos, divulgaciones, ventanas emergentes u otros elementos que se mostraron;
- Tiempo que el firmante pasó revisando cada artículo en el paquete del documento;
- Lo que cada firmante reconoció, acordó y firmó;
- Cualquier voz, imagen o video capturado;
- Correos electrónicos o mensajes SMS;
- Dirección IP;
- Marca de fecha y hora de todos los eventos relacionados con la transacción;
- Otras acciones tomadas por los participantes durante la transacción.
6. Sellado de sabotaje
Los registros finales La firma digital o “hashing” es una tecnología de encriptación utilizada en las aplicaciones de firma electrónica de MYSIGNATUREBOOK para asegurar los datos firmados electrónicamente, el registro de auditoría y la evidencia electrónica. Como resultado, si un documento se modifica o manipula de alguna manera, la tecnología de firma digital lo detectará e invalidará el documento. Esta es una ventaja única y significativa sobre el mundo del papel, donde no siempre es posible detectar si se han realizado cambios en un documento.
7. Distribuir documentos firmados electrónicamente.
Con MYSIGNATUREBOOK , tiene opciones sobre cómo cumplir con este requisito. Puede ofrecer copias electrónicas seguras para descargar, enviar copias impresas de forma segura por correo o ambos. La primera opción es la más popular: envíe un correo electrónico a los clientes para que visiten su sitio e inicien sesión para descargar una copia del contrato firmado. También pueden guardar el correo electrónico, si necesitan recuperar una copia en el futuro.
8. Almacene sus registros electrónicos de manera que los haga accesibles.
La retención, recuperación y accesibilidad de los registros son consideraciones clave a la hora de elegir una solución de firma electrónica, ya que los documentos electrónicos y las firmas asociadas, los registros de auditoría y las pruebas deben estar disponibles durante toda la vida útil del registro (más de 50 años en muchos casos). Estas son algunas de las maneras en que MYSIGNATUREBOOK lo ayuda a cumplir y exceder los requisitos legales y reglamentarios de retención: Formato de retención MYSIGNATUREBOOK guarda los documentos y la evidencia firmados electrónicamente como archivos PDF de Adobe, un estándar ISO y un formato confiable a largo plazo. Archivar MYSIGNATUREBOOK le brinda la flexibilidad de archivar de forma segura documentos firmados electrónicamente en el sistema MYSIGNATUREBOOK ; en su sistema de gestión de registros o documentos; o localmente en su computadora. Los documentos no necesitan ser guardados en nuestra bóveda propietaria. Los documentos de seguridad y portabilidad firmados con MYSIGNATUREBOOK tienen el registro de auditoría de la firma integrado directamente en el documento, en lugar de almacenarse por separado y “lógicamente” asociado en una base de datos. Puede verificar la integridad de un registro MYSIGNATUREBOOK firmado electrónicamente fuera de nuestro sistema. Evidencia de proceso MYSIGNATUREBOOK también hace posible exportar la evidencia de proceso de una transacción a papel, PDF o HTML para que pueda acceder a ella años más tarde.
9. Asegure sus transacciones en línea
ACORD declara que “… los procesos de transacción electrónica (recepción de solicitudes, entrega del paquete de póliza de seguro, transacciones de servicios de los asegurados y otras transacciones que involucran información confidencial) deben realizarse de manera segura, donde, por ejemplo, información médica confidencial, números de seguridad social y otros datos confidenciales. los datos se transmiten solo a través de canales seguros ”. Silanis mantiene el control sobre toda la transacción de firma electrónica al mantener todo en el servidor de la aplicación, protegido por códigos de acceso y cifrado SSL para garantizar la privacidad.
10. Tener en cuenta los requisitos legales de admisibilidad.
Las pautas de ACORD establecen que, “un proceso de firma electrónica, entrega electrónica y archivo de registro electrónico debe diseñarse teniendo en cuenta los requisitos legales de admisibilidad …” Esto significa que debe pensar en la admisibilidad antes de diseñar su proceso de firma electrónica, idealmente Al evaluar a los proveedores de firmas electrónicas. Como el único proveedor de firmas electrónicas que ha estado en el negocio durante más de dos décadas, Silanis sabe que defender sus transacciones electrónicas en los tribunales se trata tanto de crear un proceso sólido como de contar con la tecnología adecuada. Sin ninguno de los dos, corre el riesgo de que sus registros no sean admitidos como evidencia. Afortunadamente, nuestras soluciones incluyen las mejores prácticas integradas para desarrollar un proceso de firma electrónica admisible y exigible. Según Frank Zacherl, socio de Shutts & Bowen LLP, “Un factor importante para defender con éxito la posición de uno de nuestros clientes de seguros fue el testimonio del proveedor de firmas electrónicas de nuestros clientes. “Michael Laurie de Silanis Technology brindó testimonios críticos con respecto a la seguridad y confiabilidad de la tecnología para producir registros auténticos y reproducir con precisión el proceso”.
La siguiente es una descripción general de las leyes, regulaciones y estándares de firmas electrónicas relevantes que se aplican a las organizaciones de seguros, así como a las leyes y regulaciones de la industria que deben tenerse en cuenta al presentar los procesos en línea.
LEYES Y REGLAMENTOS
E-SIGN & UETA La Ley Federal de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional (ESIGN) y la Ley Estatal de Transacciones Electrónicas Uniformes (UETA) otorgan el reconocimiento legal de firmas y registros electrónicos para satisfacer los requisitos legales “por escrito” para las transacciones, incluidas las revelaciones y permitir que las empresas cumplan con los requisitos legales de retención de registros únicamente mediante el uso de registros electrónicos. Tanto ESIGN como UETA requieren el consentimiento de una persona para realizar negocios de manera electrónica.
NORMAS Y ASOCIACIONES SPERS
Normas y procedimientos para registros y firmas electrónicas Las Normas y procedimientos para firmas y registros electrónicos (SPeRS, por sus siglas en inglés), un comité formado por el Consejo de Servicios Financieros Electrónicos para producir las mejores prácticas legales y pautas para ayudar a la industria de servicios financieros a implementar una firma electrónica que cumpla con los requisitos, divulgación electrónica y soluciones de bóveda electrónica. Las soluciones MYSIGNATUREBOOK se han diseñado para cumplir con las recomendaciones de mejores prácticas que se describen en SPeRS.
ESRA – Electronic Signature and Records Association (Asociación de registros y firmas electrónicas) es un recurso educativo centralizado para sus miembros y el público con respecto a los asuntos legales, regulatorios y operativos relacionados con el uso de registros y firmas electrónicas.
ACORD: la comunidad AUGIE ACORD existe para proporcionar un foro para la comunicación abierta entre agentes, corredores, operadores, asociaciones y proveedores de soluciones que conduce a un mejor flujo de trabajo y una mayor productividad.
Firmas electrónicas de ACORD 2020 en seguros: la misión de ACORD 2020 es fomentar una implementación más amplia de los estándares de ACORD y colaborar con las comunidades de la industria para identificar impedimentos y ayudar a resolver problemas. ACORD 2020 tiene un grupo de trabajo centrado en la adopción de firmas electrónicas para canales de agentes independientes y, en julio de 2012, publicó una guía para ayudar a los transportistas y agentes a identificar los requisitos legales. Investigación y desarrollo análisis.pdf
Comité de tecnología de distribución de corretaje de IndependentLife / NAILBA LBTC NAILBA Principal El propósito del Comité de tecnología de corretaje de vida (LBTC) es fomentar la adopción de tecnología habilitante entre los miembros de la Asociación Nacional de Agentes de Vida Independientes (NAILBA). LBTC realiza encuestas anuales de la industria para monitorear la adopción y las actitudes relacionadas con la entrega de políticas electrónicas, firmas electrónicas y otras tecnologías relacionadas.
IRI: el Instituto de jubilación asegurado (IRI, anteriormente NAVA) representa la cadena de suministro de la industria de ingresos de jubilación asegurada: aseguradoras principales, corredores de bolsa, bancos, gestores de activos, asesores financieros y proveedores de soluciones de la industria. En 2006, IRI produjo Principios rectores (estándares) relacionados con el procesamiento directo (STP) en el procesamiento de nuevos negocios, incluido el uso de una aplicación electrónica con una firma electrónica en el punto de venta.
LIDMA Lidma Inc. – El programa de sello de aprobación LIDMA reconoce la excelencia entre las compañías en la industria de seguros de vida con respecto a la integración de nuevas tecnologías y la mejora de procesos.
NOTA: Las referencias anteriores no deben considerarse como una opinión legal.
MYSIGNATUREBOOK (MSB) es el proveedor de firmas electrónicas líder en el mundo. El software tiene transacciones comerciales automatizadas que requieren firmas electrónicas seguras, compatibles y exigibles. MSB es responsable de procesar más de 100 millones de documentos al año para miles de clientes en banca, seguros, productos farmacéuticos, biotecnología, ciencias biológicas, gobierno y más. Las soluciones de MSB en las instalaciones y en la nube hacen que las firmas electrónicas de nivel empresarial sean accesibles para organizaciones de todos los tamaños, independientemente del presupuesto o los recursos de TI.
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