Los bancos comerciales tienen un requisito reglamentario para almacenar registros por un mínimo de 7 años, en algunos casos / países es de 10 años.
El archivo digital no es un problema. Los bancos tienen muchas ubicaciones de respaldo donde envían o respaldan sus datos. Múltiples geografías, (nunca dos veces en la misma ciudad), etc.
Los registros físicos se almacenan en instalaciones de almacenamiento de registros fuera del sitio. Estas son instalaciones especialmente diseñadas para archivar registros a largo plazo. Iron Mountain, por ejemplo, es una de las muchas empresas que se especializa en esto.
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En los países menos desarrollados, el almacenamiento de registros fuera del sitio es un problema. Simplemente empacan 100s / 1000s de documentos en cajas, maletas o baúles y los almacenan. Estos son propensos a daños por agua y fuego y muchas veces son víctimas de las condiciones climáticas que los rodean.
Con la disminución del costo de almacenamiento, muchos han optado por archivar digitalmente sus documentos físicos como un seguro adicional. En algunos países, los tribunales y / o reguladores aceptan el archivo digital como un sustituto, mientras que en muchos otros países, los tribunales y / o los reguladores pueden no aceptarlo.
El seguro es tener copias múltiples del mismo registro en preferiblemente 3 ubicaciones.